Pedir muestras de productos antes de importar de China

Comprar productos en China no es tarea fácil. Hay muchas incógnitas que despejar, y si uno es primerizo, los miedos se acrecientan. Cosas como la fiabilidad de la empresa que hay detrás, la realización del pago o la calidad del producto son solo algunos de los puntos críticos por los que la mayoría de importadores sufren.

Precisamente haciendo hincapié en el tema de la calidad se encuentra el asunto de las muestras. A continuación, se desgranarán las claves más importantes sobre este asunto que muchos importadores pasan por alto, a pesar de su importancia.

Porqué pedir muestras de producto antes de comprar

Sin lugar a dudas, la adquisición de muestras antes de la realización de un pedido en firme es una de las acciones que cualquier empresa o importador serio debe llevar a cabo antes de comprometerse a realizar su primer pedido real con un nuevo proveedor, así como cuando tenga la intención de lanzar un nuevo producto, aunque sea de un proveedor con el que ha trabajado previamente.

Los dos motivos más relevantes para solicitar muestras de producto son:

  • Prueba del producto: Aunque el proveedor envíe renders, imágenes, vídeos o cualquier otro tipo de documentación, no hay nada como tener el producto en vivo para comprobar su calidad, así como el cumplimiento de los requerimientos pactados. Se debe poner a prueba tanto el diseño como la funcionalidad del producto de forma real para comprobar que cumple las expectativas.
  • Prueba del proveedor: Además de poner a prueba al producto, quizá algo incluso más importante sea comprobar la fiabilidad y comunicación con el proveedor. El hecho de encontrarnos con un fabricante que no envía los productos en los tiempos prometidos o que simplemente no cumple con los requerimientos que hemos negociado puede ser suficiente motivo como para pensar en buscar alternativas.

Tipos de muestra

  • Muestras de fábrica estándar: Este primer tipo de muestra es quizá la más básica, ya que se tratan de muestras estandarizadas que no se fabrican de acuerdo a unas especificaciones personalizadas. Principalmente sirven como evidencia de la capacidad de producción de la fábrica, aunque tampoco deben ser utilizadas como elementos de fiabilidad absolutos. Este tipo de muestras son ideales en una primera prospección de fabricantes, es decir, en el proceso de investigación y contacto con cierto número de proveedores para comenzar a inclinarnos por alguna opción.
  • Muestras personalizadas: Este tipo de muestra es utilizado para finalmente comprobar si el fabricante elegido es capaz de producir el producto de acuerdo con las condiciones del comprador. Supone un proceso de aprendizaje mutuo entre la fábrica y el cliente, y será vital para la elección final o el descarte de dicho proveedor.
  • Muestras de lotes de producción: En este caso, las muestras se controlan sobre determinados lotes, por lo que se supone que dicho fabricante ya ha sido escogido por la empresa para realizar la producción. Una muestra de lote puede ser perfectamente evaluada por una empresa tercera que garantice que el proveedor está proporcionando muestras que efectivamente corresponden al lote adecuado.
  • Muestras virtuales: Aunque ya se mencionaron en un punto anterior y, efectivamente, nunca deben ser sustitutas de una muestra real, las muestras virtuales tienen también su utilidad, sobre todo para confirmar con el proveedor que se ha entendido adecuadamente las características y el diseño del producto.

Limitaciones a la hora de pedir muestras

Es importante conocer que existen limitaciones a la hora de solicitar muestras a los fabricantes.

Si un comprador exige a una fábrica realizar una muestra de un determinado color un tanto especial, con un material distinto a los estándares o con ciertas características únicas, es bastante probable que el fabricante exija cierto volumen de pedido, dado que los costes de realización de la muestra podrían dispararse.

Hay que tener en cuenta que el proceso de realización de muestras es un proceso más manual que la fabricación en masa, algo que también puede dar lugar a diferencias entre la propia muestra y el producto final. Es posible que si se necesita fabricar un producto demasiado diferencial se pase al terreno de los prototipos, donde las reglas del juego cambian.

Cómo solicitar una muestra correctamente

Uno de los puntos más importantes que determinará el éxito (o fracaso) de la solicitud de la muestra será la realización de una buena solicitud.

Es imprescindible proporcionar al fabricante especificaciones claras del producto antes de comenzar la producción.

No hay que permitir que el proveedor actúe bajo su propia cuenta debido a la falta de información, ya que puede dar lugar a confusiones de todo tipo.

El documento debe ser claro, fácil de entender y tiene que cubrir hasta el más mínimo detalle. Muchas muestras no cumplen con los estándares requeridos simplemente por una falta de acuerdo en este tipo de solicitudes, por lo que es conveniente trabajar este punto con especial detalle.

Protección de nuestros productos al solicitar muestras

Como es natural, al realizar el pedido de una muestra, muchos compradores mostrarán preocupación acerca de la posibilidad de verse afectados por un robo de diseño.

Una posibilidad sería solicitar al fabricante la firma de un acuerdo de confidencialidad antes de compartir cualquier tipo de información acerca de nuestro producto, pero este tipo de acuerdos no suponen una garantía total, ni mucho menos. Existen numerosos “agujeros legales” por los que cualquier empresa podría burlar este tipo de acuerdos, y luchar contra un fabricante chino siendo una pequeña empresa extranjera es realmente complicado.

Quizá, una de las formas más seguras sea el establecimiento de patentes en varios mercados. Aunque este proceso tiene mayores garantías, el desembolso económico que puede suponer hace que sea inviable para muchas empresas. En cualquier caso, siempre se puede recurrir a empresas que conozcan el mercado chino y nos puedan asesorar para tratar de minimizar este tipo de riesgo.

Precios de las muestras

Es totalmente normal que los fabricantes nos cobren las muestras que se les pidan. Hay que tener en cuenta que su realización supone un esfuerzo adicional a las fábricas, aunque también es cierto que, si finalmente se acaba realizando un pedido en firme, el propio fabricante descuente a posteriori los costes de la muestra. En cualquier caso, esto dependerá de cada proveedor.

No conviene intentar regatear desde un comienzo e intentar que el fabricante nos envíe la muestra gratis, ya que de esta forma el proveedor podría percibir una falta de seriedad y compromiso.

El fabricante no quiere enviarme muestras, ¿qué hacer?

Si un fabricante rehuye las peticiones de muestras, es un mal síntoma. Si a pesar de ofrecernos a pagar por ellas, el proveedor intenta poner todo tipo de excusas para evitar enviar muestras, normalmente tienen algo que ocultar.

En cualquier caso, no suele ser una buena señal y sería conveniente dejar de lado a dicho fabricante, por muy buenas que pudieran ser las condiciones ofrecidas inicialmente.

¿Qué hacer si la muestra no cumple nuestras expectativas?

Es habitual que muchas de las solicitudes de muestras no terminen de encajar en las condiciones solicitadas. Esto puede deberse a muchos motivos, pero no es conveniente zanjar las comunicaciones simplemente por el hecho de no haber acertado en el primer intento.

Evidentemente, si tras varias revisiones el fabricante sigue sin adecuarse a los requerimientos solicitados, lo mejor es no perder el tiempo y seguir adelante con la búsqueda de un nuevo proveedor.

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